Praca zdalna stała się rewolucyjnym elementem naszej współczesnej rzeczywistości. To zjawisko, które jeszcze kilka lat temu wydawało się być luksusem dostępnym tylko nielicznym, stało się obecnie normą w wielu miejscach pracy na całym świecie. Pandemia COVID-19 tylko przyspieszyła ten proces, zmuszając firmy i pracowników do dostosowania się do nowej rzeczywistości. Choć praca zdalna niesie za sobą wiele korzyści, takich jak większa elastyczność i oszczędność czasu, towarzyszą jej także liczne zagrożenia, których nie można bagatelizować. 

Co mówi aktualna ustawa o pracy zdalnej w zakresie RODO?

Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r. i zakładają, że od tej daty pracownik może wykonywać swoją pracę w całości lub częściowo ze wskazanej przez siebie lokalizacji. Jednakże przy każdej zmianie miejsca pracy, pracownik musi poinformować o tym pracodawcę, a pracodawca musi wyrazić na to zgodę.

Wśród przepisów w Kodeksie pracy pojawił się również artykuł mówiący o zasadach ochrony danych osobowych. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca w związku z wykonywaniem pracy zdalnej przez swoich pracowników zobowiązany jest określić procedury ochrony danych osobowych i przeprowadzić odpowiedni instruktaż lub szkolenia z tym związane. Natomiast pracownik musi złożyć pisemne lub elektroniczne potwierdzenie, że zapoznał się z procedurami i co za tym idzie, że będzie ich przestrzegał.

Należy zwrócić uwagę, że regulacje dotyczą nie tylko danych osobowych przetwarzanych w wersji elektronicznej. Niejednokrotnie mamy do czynienia z sytuacjami, kiedy pracownik zdalny otrzymuje również dokumenty papierowe, które zawierają dane i poufne informacje. W takich przypadkach, pracownik również musi przestrzegać obowiązujących zasad bezpieczeństwa, określonych przez pracodawcę.

Zatem na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za wprowadzenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa związanych z przetwarzaniem danych, zarówno w formie elektronicznej, jak i w przypadku dokumentów papierowych. Jest to istotny krok w zapewnieniu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych podczas wykonywania pracy na odległość.

Czy praca zdalna wiąże się z większym ryzykiem dla pracodawcy?

Niestety, praca zdalna może wiązać się z pewnym zwiększonym ryzykiem po stronie pracodawcy. Jednak pracownicy niezależnie od miejsca pracy powinni przestrzegać wszelkich zasad dotyczących bezpieczeństwa. Warto zaznaczyć, że wiele z ryzyk wynikających z pracy zdalnej można zminimalizować poprzez właściwe planowanie, dostarczanie odpowiednich narzędzi, szkoleń, a także poprzez opracowanie klarownych zasad i procedur przetwarzania danych, niezbędnych w świetle RODO, związanych z pracą na odległość.

Z naszego punktu widzenia nie należy zapominać również o procedurach zgłaszania incydentów naruszeń bezpieczeństwa przetwarzania danych, a także o stałej kontroli nad urządzeniami pracowników, chociażby w zakresie posiadania aktualnego oprogramowania i zabezpieczeń.

Finalnie, to jednak każdy pracodawca musi samodzielnie ocenić, jakie zabezpieczenia powinien wprowadzić w swojej organizacji.

Cyberbezpieczeństwo a praca zdalna

Praca zdalna ma istotny wpływ na kwestie związane z cyberbezpieczeństwem. Zwiększa się liczba punktów dostępu do systemów i danych firmowych, co rodzi nowe wyzwania i zagrożenia dla bezpieczeństwa informacji. Oto kilka przykładów działań o jakich pracodawca powinien pamiętać w kontekście cyberbezpieczeństwa: 

1. Połączenie z firmową siecią za pomocą Virtual Private Network (VPN) oraz zapewnienie jej aktualności i odpowiedniego skonfigurowania.  

2. Stosowanie wielopoziomowej autoryzacji i uwierzytelnienia, aby zabezpieczyć dostęp do systemów. 

3. Zapewnienie aktualności oprogramowania zainstalowanego na urządzeniach pracowników zdalnych.

4. Szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa, obejmujące m.in. rozpoznawanie zagrożeń, wykrywanie i reagowania na wiadomości phishingowe czy formy ochrony przed atakami ransomware. 

5. Kontrola dostępu do systemów informatycznych. Firmy muszą dokładnie określić, kto ma dostęp do jakich danych. Mechanizmy zarządzania dostępem, takie jak role i uprawnienia, są kluczowe dla zachowania bezpieczeństwa informacji. 

6. Monitorowanie aktywności pracowników zdalnych, aby wykrywać ewentualne nieprawidłowości i podejrzane zachowania. Narzędzia do monitorowania powinny być używane zgodnie z obowiązującym prawem i z poszanowaniem prywatności pracowników. 

7. Wprowadzenie jasnych polityk i procedur bezpieczeństwa informacji. 

Praca zdalna, choć niesie za sobą pewne wyzwania związane z cyberbezpieczeństwem, może być realizowana bezpiecznie, oczywiście o ile zostaną podjęte odpowiednie kroki i środki ostrożności. Warto inwestować w rekomendowane narzędzia i edukację pracowników, aby minimalizować ryzyka związane z pracą zdalną. 

Kontrola pracy zdalnej. Na co może pozwolić sobie pracodawca?

Monitoring pracowników nadal budzi wiele obaw. Kontrola pracowników podczas pracy zdalnej może przyjmować różne formy i umożliwia pracodawcom monitorowanie różnych obszarów wykonywanej pracy. Oto dwa główne, na które pracodawcy mogą sobie pozwolić: 

1. Monitorowanie wydajności - w tym celu można wykorzystywać narzędzia do zarządzania projektami, aplikacje do śledzenia czasu pracy oraz systemy raportowania. Dzięki nim pracodawcy mogą oceniać, jak pracownik radzi sobie z powierzonymi obowiązkami, czy wywiązuje się z terminów i jakie wyniki osiąga. Monitorowanie wydajności może pomóc w identyfikacji obszarów wymagających wsparcia, a także w nagradzaniu pracowników za dobre rezultaty. 

2. Bezpieczeństwo danych - pracodawcy w tym obszarze mogą kontrolować dostęp do danych i zasobów firmy, zapewniając, że pracownicy zdalni korzystają z nich zgodnie z obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa. To obejmuje zarządzanie dostępem, monitorowanie ruchu sieciowego oraz ochronę informacji przed nieuprawnionym dostępem. W przypadku pracy zdalnej, gdzie istnieje większe ryzyko wycieku danych, kontrola w zakresie bezpieczeństwa danych jest kluczowa. 

Dodatkowo pracodawca musi przestrzegać kilku zasad: 

• Kontrolne działania muszą być związane z pracą wykonywaną przez pracownika, to znaczy, że powinny służyć ocenie jego wydajności lub działań związanym z obowiązkami zawodowymi. 
• Monitorowanie powinno być jak najmniej obciążające dla pracownika, zarówno w kontekście użytych metod, jak i ich intensywności, i jednocześnie musi być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. 
• Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników z wyprzedzeniem o zakresie i metodach monitorowania, które zostaną wprowadzone. 

 
Z całą pewnością kontrola pracownika powinna być przeprowadzana z poszanowaniem prywatności i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz politykami firmy. Nadmierna kontrola może wpłynąć negatywnie na morale pracowników i ich zaufanie do pracodawcy. Dlatego ważne jest, aby znaleźć równowagę między kontrolą a poszanowaniem prywatności pracowników, aby czuli się oni odpowiednio zarządzani i doceniani. 

Monitoring pracy w firmie oraz w trybie pracy zdalnej z LOG Plus

Monitoring pracy w oprogramowaniu LOG Plus umożliwia kontrolę nad tym, w jaki sposób jest wykorzystywana dana jednostka robocza oraz czy użytkownicy postępują zgodnie z zasadami. Funkcje modułu monitoringu wspierają pracę nie tylko pracowników IT, ale również kierowników działów. Agent monitoruje znacznie więcej niż stan komputera.

Masz wgląd w aktywność pracowników, możesz monitorować jakie strony internetowe odwiedzają czy i jakiego oprogramowania używają. Zgodność ich zasobów i dostępów będzie stale kontrolowana z profilem stacji roboczej, a wszystkie ważne zdarzenia związane z zasobami będą rejestrowane w cyklu życia – od zakupu po utylizację.

Jakie parametry możesz monitorować?

Logowania - monitoring logowań pozwala w łatwy sposób zweryfikować w sposób ilościowy dane z możliwością wyboru okresu monitoringu:

• Zablokowanie ekranu,
• Odblokowanie ekranu,
• Wylogowanie,
• Zalogowanie,
• Uruchomienie powłoki systemowej.

Operacje na plikach - monitoring operacji na plikach pozwala w łatwy sposób zweryfikować, jakie operacje były wykonywane na monitorowanych katalogach lub chmurach, prezentując informacje w wybranym okresie.

Używane oprogramowanie - monitoring oprogramowania pozwala w łatwy sposób zweryfikować użycie oprogramowania w danym okresie, co umożliwia weryfikację czasu pracy użytkowników pod kątem realizacji poszczególnych zadań.

Strony www - monitoring stron WWW pozwala w łatwy sposób zweryfikować, jakie strony internetowe odwiedzają pracownicy oraz ile czasu na nich spędzają, prezentując dane w wybranym okresie.

Wydruki - monitoring wydruków pozwala w łatwy sposób zweryfikować liczbę wydrukowanych stron.

Dodatkowo funkcje platformy pozwalają na generowanie raportu monitoringu ekranu, aby móc weryfikować jakość pracy osób w organizacji lub kontrolować bardziej urządzenia, na których są wykonywane newralgiczne operacje. Pomaga on zwiększyć poziom bezpieczeństwa w organizacji.

W zależności od ustawień, LOG Plus może wykonywać cykliczne zrzuty ekranu pracownika i zapisywać je w hurtowni danych. Zrzuty są dostępne z poziomu widoku osoby/komputera.

Jeśli Twoja firma pracuje zdalnie warto rozważyć również poniższe moduły:

• Zdalny pulpit,
• Zdalne zarządzanie komputerami,
• Zarządzanie Nośnikami Danych,
• Zaawansowane zarządzanie zgłoszeniami,
• Zarządzanie dostępem i tożsamością.