W dzisiejszych czasach, kiedy technologia przewija się przez każdy aspekt działalności biznesowej, działy informatyki (IT) odgrywają kluczową rolę. Jednakże, w miarę jak organizacje stają się coraz bardziej zależne od skomplikowanych rozwiązań technologicznych, zarządzanie zasobami informatycznymi (ITAM) nawet dla specjalistów IT, staje się wyzwaniem z coraz większą liczbą obszarów, które można nazwać mrocznym labiryntem. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się głębiej tym wyzwaniom, odkrywając, o czym musisz pamiętać w zakresie ITAM (IT Service Management). Wszystko po to, by zrozumieć jakie problemy w efektywnym zarządzaniu zasobami firmy najczęściej pojawiają się wśród działów informatycznych i co robić by ich unikać. 

Co to jest ITAM (IT Service Management) i kto odpowiada w organizacji za ten obszar?

ITAM, czyli IT Asset Management, to proces zarządzania zasobami informatycznymi w organizacji. Obejmuje identyfikację, kontrolę i zarządzanie wszystkimi aktywami informatycznymi, takimi jak oprogramowanie, sprzęt komputerowy, licencje, urządzenia mobilne oraz inne zasoby technologiczne. Głównym celem ITAM jest optymalizacja wykorzystania zasobów IT, zwiększenie efektywności operacyjnej oraz zminimalizowanie ryzyka związanego z naruszeniem przepisów prawnych lub problemami z licencjonowaniem oprogramowania. 

W firmie za obszar ITAM często odpowiada jeden specjalista lub zespół, którego głównym zadaniem jest zarządzanie aktywami informatycznymi. Odpowiedzialności w obszarze ITAM mogą być podzielone między różne role, w zależności od struktury organizacyjnej firmy. Oto kilka typowych ról lub stanowisk, które mogą być odpowiedzialne za ITAM: 

• Menadżer ITAM, czyli osoba, która zarządza całością procesu ITAM w organizacji. Odpowiada za opracowywanie strategii ITAM, zarządzanie personelem, nadzór nad procesami audytów i kontroli aktywów oraz raportowanie do zarządu. 
• Administratorzy systemów ITAM, to osoby zajmujące się konkretnymi narzędziami lub platformami w zakresie ITAM, które pomagają w identyfikowaniu, monitorowaniu i zarządzaniu aktywami informatycznymi. 
• Zespół ds. Licencjonowania oprogramowania, w większych organizacjach istnieją zespoły lub specjaliści ds. licencjonowania oprogramowania, którzy monitorują zgodność z licencjami i zarządzają nabywanymi licencjami. 
• Zespół ds. Zakupów i Zamówień, czyli osoby odpowiedzialne za nabywanie sprzętu komputerowego, oprogramowania i innych zasobów IT oraz utrzymywanie relacji z dostawcami. 
• Specjaliści ds. Zgodności i Audytu, którzy zajmują się monitorowaniem i weryfikacją zgodności z licencjami oraz przestrzeganiem przepisów dotyczących oprogramowania i innych aktywów. 

Warto zaznaczyć, że dokładne struktury i role związane z ITAM mogą się różnić w zależności od wielkości firmy, branży i jej potrzeb. Kluczowe jest, aby organizacja miała wdrożone skuteczne procesy ITAM, które pomagają w zarządzaniu aktywami informatycznymi, optymalizacji kosztów i zgodności z przepisami. 

Po co zarządzać zasobami informatycznymi firmy?

Zarządzanie zasobami informatycznymi w organizacjach ma kluczowe znaczenie w dzisiejszym cyfrowym świecie. Dlaczego? Po pierwsze, umożliwia efektywne kontrolowanie kosztów, co jest istotne w kontekście budżetu i rentowności. Dzięki ITAM organizacje mogą unikać nadmiernych wydatków na oprogramowanie, sprzęt i usługi IT, a także minimalizować marnotrawstwo zasobów.  

Po drugie, ITAM wspomaga zgodność z przepisami prawnymi i regulacjami co jest istotne w świetle rosnących wymagań dotyczących prywatności i bezpieczeństwa danych. Po trzecie, zarządzanie cyklem życia majątku informatycznego od zakupu do utylizacji, umożliwia planowanie inwestycji i unikanie nadmiernych kosztów związanych z przestarzałym sprzętem i oprogramowaniem. To przekłada się na zwiększenie wydajności i ciągłości działania organizacji.  

Wreszcie, ITAM wpływa na poprawę bezpieczeństwa informatycznego, pomagając w identyfikacji i zabezpieczeniu aktywów przed cyberatakami. Ostatecznie, efektywne zarządzanie zasobami informatycznymi przyczynia się do osiągania celów biznesowych, konkurencyjności i trwałego sukcesu organizacji. 

10 porad - o czym musisz pamiętać w zakresie zarządzania zasobami IT (ITAM) by uniknąć problemów?

Zarządzanie zasobami w organizacji, w tym zarządzanie zasobami informatycznymi (ITAM), jest kluczowym elementem zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy. Jeśli chcesz, aby Twoja praca była uporządkowana i bez niepotrzebnych problemów i stresu, oto kilka ważnych aspektów, o których powinieneś pamiętać w zakresie zarządzania zasobami: 

1. Gromadź całą wiedzę o stanie posiadanego majątku w postaci sprzętu, oprogramowania czy licencji w jednym miejscu. Nie generuj dodatkowych kosztów i nie ryzykuj, że np. sprzęt zostanie wyprowadzony z firmy razem z danymi, które się na nim znajdują. 
2. Posiadaj jedno, spójne repozytorium wiedzy na temat infrastruktury informatycznej, aby nie musieć przeszukiwać wielu źródeł, kiedy przyjdzie Ci znaleźć, np. powiązaną z zasobem fakturę czy zamówienie. 
3. Kontroluj zainstalowane oprogramowania na komputerach w organizacji. Nie ryzykuj bezpieczeństwa firmy.  
4. Monitoruj komputery, aby na czas wykrywać awarie oraz kontrolować zainstalowane oprogramowanie, by nie narażać organizacji na ataki i niepotrzebne koszty.  
5. Monitoruj pracę użytkowników komputerów. Pracownicy, którzy nie podlegają kontroli mogą wchodzić na niebezpieczne strony internetowe, pobierać i instalować groźne oprogramowanie. Dodatkowo, jeżeli nie monitorujemy tego, co użytkownicy robią z plikami, w przypadku ewentualnego wycieku danych utrudnione będzie odnalezienie jego źródła. 
6. Korzystaj z narzędzi do zdalnych połączeń z komputerami, aby zapobiec trudnością w świadczeniu zdalnej pomocy - szczególnie przy rozproszonych organizacjach. Pamiętaj, że aby organizacja pozostawała bezpieczna musisz wykonywać regularne aktualizacje czy instalacje oprogramowania, co w trybie pracy zdalnej nie uda się bez odpowiednich narzędzi. 
7. Automatyzuj swoje powtarzalne czynności, które są czasochłonne - np. w momencie wymiany oprogramowania lub zbiorczej instalacji, robienie tego manualnie zajmuje czas i zasoby.
8. Korzystaj z narzędzi do kontroli użycia nośników danych w organizacji. Nośniki danych stanowią bardzo duże zagrożenie pod kątem bezpieczeństwa danych a niekontrolowane narażają na ataki hakerskie. Wystarczy tylko przypomnieć sobie, jak często pracownicy, którzy dostali przykładowy pendrive na targach czy w prezencie, bez namysłu wkładają go do portu usb służbowego komputera. 
9. Generuj raporty i twórz zestawienia, tak by Twoi przełożeni mieli zawsze dostęp do aktualnych informacji. 
10. Kontroluj urządzenia podłączone do firmowej sieci, jaki jest ich stan aktywności, adres IP i czy są to zasoby należące do organizacji. 

Podsumowanie

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, działy IT stanowią kluczową część organizacji, a zarządzanie zasobami informatycznymi (ITAM) jest nieodzownym elementem ich pracy.  Mamy nadzieję, że w jakiś sposób udało nam się zidentyfikować, te kluczowe wyzwania, o których muszą pamiętać specjaliści IT w swojej codziennej pracy.   

Pamiętajmy, że brak pełnej wiedzy na temat aktywów informatycznych, w tym niezidentyfikowane urządzenia i brak zgodności z licencjami oprogramowania wiążą się z ryzykiem naruszenia przepisów prawnych i konsekwencjami finansowymi. Bezpieczeństwo informatyczne i ochrona zasobów przed zagrożeniami związanymi z cyberatakami są podstawą funkcjonowania dzisiejszych przedsiębiorstw i organizacji.   

Warto zaznaczyć, że efektywne zarządzanie zasobami informatycznymi przynosi organizacjom wiele korzyści, w tym kontrolę kosztów, zgodność z przepisami i regulacjami, ochronę przed zagrożeniami oraz zwiększenie efektywności operacyjnej. Kluczem jest świadomość tych kwestii i ciągłe dążenie do doskonalenia praktyk zarządzania ITAM, by pokonać wyzwania w mrocznym labiryncie IT.